Commercial Automation

Atados a un CRM, el equipo comercial gestionaba entre 80 y 120 programas de educación ejecutiva por año, con un funnel de 2.000 a 5.000 contactos en el pipeline según la fecha del año, con seguimiento manual de los leads sin respuesta. El cumplimiento de la frecuencia de contacto de leads se medía ocasionalmente, y rondaba cerca del 30% de las veces (estimación sin procedimiento constante); muchos leads se enfriaban y el CRM quedaba desactualizado.

El proceso definía frecuencias mínimas por etapa que nadie podía ejecutar ni controlar en los picos de programas. El CRM (Microsoft Dynamics 365), por diversas cuestiones, no permitía integraciones con otras plataformas ni la activación de otras funcionalidades.

Primero, el equipo de Greencode se sentó con el área comercial a entender el proceso; después encontramos puntos de mejora durante reuniones de relevamiento, y al final decidimos cómo automatizar. Construimos flujos en Power Automate que consultan diariamente el CRM, aplican reglas de antigüedad y frecuencia por línea de producto, envían el contacto por email o WhatsApp Business, actualizan el lead y registran cada acción, con health checks, alertas y filtros de calidad de datos. Los primeros flujos tomaron casi un mes cada uno por el trabajo de base; hoy ya se entregan entre dos o tres flujos por semana, por reutilización y operaciones atómicas, con máxima flexibilidad. Con ambientes de test y producción, cada flujo pasa al soporte de IT del cliente y/o del área de negocios, tras dos semanas de garantía. Gobernanza: consentimiento del destinatario, plantillas aprobadas y credenciales en el propio tenant del cliente.

Claves del éxito:

1. Proceso documentado que el equipo comercial mantiene relativamente vigente y actualizado.
2. Datos de muy alta calidad (menos de 1 error cada 5.000 registros).
3. Sponsors involucrados activamente.
4. Soporte del área de IT del cliente.

El KPI Frecuencia de Contacto pasó del 30% al 99,5% diario, medida diariamente: contactados sobre los que correspondía contactar ese día. Al mes de uso, se cambió la frecuencia de contacto de 15 a 7 días, sin afectar el KPI, pero aumentando la tasa de respuesta. Unas 4 horas semanales liberadas por integrante del equipo comercial: entre 36 y 42 horas semanales en total. Payback inferior a un año. Entre 100 y 300 contactos diarios por email y WhatsApp; 55 flujos en producción. Mayor tasa de respuesta al contactar leads más calientes. Unos muy pocos incidentes reportados se originaron en datos, lo que derivó en filtros y alertas que hoy los anticipan y asisten al equipo comercial.